Kanban Board

Das Kanban-Board ist ein Schlüsselelement der Kanban-Methode. Das Projektmanagement-Tool ermöglicht es agilen Teams, Workflows zu visualisieren, Schwächen aufzudecken und die Zusammenarbeit effizient und produktiv zu gestalten.

• Abbildung des Workflows in mehreren Schritten
• Jede Aufgabe durchläuft jede Phase des Prozesses
• Begrenzung der Work-in-Progress-Aufgaben

Definition: Was ist ein Kanban-Board?

Das Kanban-Board entwickelte sich in den vergangenen Jahren zum zentralen Instrument in Kanban-Projekten. Obwohl es alle anstehenden Aufgaben im Projekt abbildet, ist es viel mehr als eine einfache To-do-Liste.

Auf dem Kanban-Board vermerken die Mitglieder des Teams alle Schritte des Prozesses in Spalten, zum Beispiel „Anstehende Aufgaben“, „In Arbeit“ und „Erledigt“. Die einzelnen Aufgaben werden in Kanban-Karten erfasst, die jede Phase des Workflows durchlaufen.

Das Kanban-Board hilft Teams, ihre Prozesse zu visualisieren und zu optimieren, die laufenden Aufgaben zu begrenzen und eine effizientere Arbeitsweise zu entwickeln.

Synonyme

Kanban-Aufgaben-Board, Kanban-Tafel, Kanban-Wand, Kanban-Whiteboard, Wandboards

Nutzung: Wie funktioniert ein Kanban-Board?

Der größte Vorteil des Kanban-Boards: Der Einstieg in das Tool ist jederzeit und ohne größere Vorbereitungen möglich.

Wichtige Elemente des Boards bei der Kanban-Methode

Nach David Anderson, der als Begründer des Kanban-Systems in der Software-Entwicklung gilt, unterscheidet man in Kanban-Boards die folgenden Elemente:

• Visuelle Signale: Ob Haftnotizen oder digitale Cards in mehreren Farben, die Aufgaben setzen im Kanban-System visuelle Reize. Sie geben einen Überblick über das gesamte Board.
• Spalten: Jede Spalte steht für einen Prozessschritt. Sie stehen vertikal nebeneinander und bilden gemeinsam den Prozess im Unternehmen ab. Alle Karten durchlaufen jede Spalte.
• Work-in-Progress-Grenzen: Die WIP-Grenze ist ein wesentliches Merkmal des Kanban-Systems. Sie beschreibt, wie viele Karten sich höchstens gleichzeitig in einer bestimmten Phase befinden dürfen. Erreichen zu viele Karten auf einmal eine Phase, muss das Kanban-Team Maßnahmen festlegen. Erst wenn diese Aufgaben abgearbeitet sind, dürfen neue Karten in die betreffende Phase geschoben werden.
• Commitment-Point (Zusagepunkt): Kanban-Teams führen häufig ein Backlog, in dem Ideen für zukünftige Projekte gesammelt werden. Der Commitment-Point ist der Zeitpunkt, an dem das Team beginnt, an einer Idee aus dem Backlog zu arbeiten.
• Auslieferungspunkt: Dieser Zeitpunkt signalisiert das Ende der Arbeit an einer Aufgabe.

Dem Begründer von Personal-Kanban Jim Benson zufolge kann es auch reichen, den Prozess zu visualisieren und WIP-Limits zu setzen. Jedes Unternehmen muss für sich entscheiden, welches System individuell funktioniert.

Anwendungsfälle für das Kanban-Board

Da sich die Methode so einfach an wechselnde Bedürfnisse anpassen lässt, kann das Kanban-Board in verschiedensten Umgebungen genutzt werden, zum Beispiel:

• Fertigung (Produktions-Kanban)
• Human Resources
• IT und agile Software-Entwicklung
• Content- und Online-Marketing
• Aufgabenverteilung in klassischen Teams
• Produktentwicklung

Physisch vs. digital: Arten von Kanban-Boards

Ursprünglich entwickelten sich vorrangig physische Whiteboards zur Kanban-Steuerung. Diese Kanban-Tafeln werden in vertikale Spalten aufgeteilt, unter denen die Aufgaben in Form von Post-its angeordnet werden. Auf physischen Boards ist der Fortschritt jederzeit für alle Teammitglieder, Stakeholder und das Management einsehbar. Sie animieren zur Kommunikation und machen den aktuellen Stand des Projekts transparent.

Deutlich jünger ist die Arbeit mit digitalen Kanban-Boards. Dafür benötigt das Team Software, um das Kanban-System online umzusetzen. Auch hier findet sich der bewährte Aufbau in vertikalen Spalten. Anstelle von Haftnotizen kommen hier jedoch digitale Kanban-Karten zum Einsatz, die sich per Drag-and-Drop in die nächste Phase des Prozesses verschieben lassen. Richtet das Team sein Kanban-Board online ein, kann es standortübergreifend zusammenarbeiten. Dies erleichtert die Organisation wechselnder Arbeitsformen in Präsenz und remote.

Einstieg in den Kanban-Prozess

Um Kanban einzusetzen, ist keine lange Vorbereitung erforderlich. Stattdessen überträgt das Team einfach den aktuellen Prozess auf das Board und erfasst alle anstehenden Aufgaben. Nun folgt eine Phase der kontinuierlichen Verbesserung: Sobald Probleme sichtbar werden, etwa weil zu viele Aufgaben in einer Phase auflaufen, überarbeitet das Team den Workflow.

Herkunft der Kanban-Boards

Während die Methode selbst auf das Toyota-Produktionssystem in den 1940er-Jahren und Taiichi Ohno in den 1960er-Jahren zurückgeht, ist das Kanban-Board eine jüngere Entwicklung. Mitte der 2000er-Jahre verbreiteten sich die Kanban-Prinzipien in der Software-Entwicklung. Um den Überblick über den Projektfortschritt zu behalten, nutzten die Teams Whiteboards, um die Aufgaben in Bearbeitung zu erfassen.

Häufige Fragen und Antworten zu Kanban-Boards

Digitale oder physische Kanban-Boards – was ist besser?
Das digitale Workflow-Management bietet sich vor allem für Remote-Teams an, die mit Online-Kanban-Boards von überall aus up to date bleiben können. Arbeiten kollaborative Teams gemeinsam im Betrieb, haben physische Boards trotz moderner Kanban-Systeme Vorteile. Sie sind übersichtlich, zeigen den Fortschritt der laufenden Arbeit und erleichtern die Kommunikation.

Wie lassen sich mit Kanban-Boards Engpässe im Workflow entdecken?
Sobald in einer Phase mehr Karten aufeinandertreffen, als die Work-in-Progress-Grenzen erlauben, ist dies ein Warnsignal für eine bestehende Arbeitsüberlastung. Es ist dann etwa zu klären, ob der Arbeitsschritt weiter aufgeteilt werden muss oder ob die zuständige Person Unterstützung erhält.

Warum sollten Teams ein Kanban-Board nutzen?

• Kanban-Boards haben zahlreiche Vorteile:
• Schwächen im Prozess sichtbar machen
• optimierte Zusammenarbeit im Team
• einfach zu implementieren
• produktiver und effizienter im Team zusammenarbeiten
• auf wenige Aufgaben voll konzentrieren
• Zeit sparen (z. B. Entfall von Status-quo-Meetings)