Empfehlung für die Durchführung von “Scrum-of-Scrums” Meetings

Das Scrum-of-Scrums Meeting ist wichtig, um Scrum bei größeren Projekten mit mehreren Teams anzuwenden. In diesen Meetings können die Teams ihre Arbeit besprechen, insbesondere solche Themen, die alle betreffen.

Was ist ein Scrum-of-Scrums Meeting?

Stellen Sie sich ein Projekt mit sieben Teams vor. Jedes Team besteht wiederum aus sieben Teammitgliedern. Alle Teams würde dann (gleichzeitig oder nacheinander) ihr eigenes Daily Scrum Meeting abhalten.

Jedes Team wählt eine Person aus, die an dem Scrum-of-Scrums Meeting teilnehmen soll. Die Entscheidung, wer genau an diesem Meeting teilnehmen soll, liegt bei dem jeweiligen Team. Generell sollte die ausgewählte Person jemand sein, der an der technischen Durchführung beteiligt ist (z.B. Entwickler, Tester, Datenbank Admin, Designer etc.) und nicht der Product Owner oder Scrum Master. Wenn jedes Team eine Person zu dem Meeting schickt, wäre das die ideale Größe für ein Scrum-of-Scrums Team.

Für das auswählte Teammitglied ist das keine lebenslange Aufgabe. Die Teilnehmer können und sollten während des Projekts durchaus wechseln. Das Team sollte den Teilnehmer so auswählen, dass er zu diesem bestimmten Zeitpunkt während des Projektes das größte Verständnis für die aufkommenden Themen mitbringt und sich zu diesen am besten äußern kann.

Wer vertritt die Teams im Scrum-of-Scrums?

Zum Beispiel kann es sein, dass der Fokus im Scrum-of-Scrums Meeting zu Anfang eines Projekts bei technischen Angelegenheiten und User Experience Design liegt. Dann senden die Teams eine Person mit fachlichem Verständnis für diese Themen zu den Meetings. Später im Projekt liegt der Fokus aber vielleicht beim Testen und dann wären es eher die Tester, die mit ihrer fachlichen Expertise zum Einsatz kommen.

Die Größe des Scrum-of-Scrums Teams hängt von der Größe der anderen teilnehmenden Teams ab. Wenn es nur wenige Teams gibt, können auch zwei Personen eines Teams an den Meetings teilnehmen. Das können beispielsweise ein technischer Vertreter und der Scrum Master sein. Diese Vorgehensweise ist aber nur empfehlenswert, wenn es vier oder weniger Teams in einem Projekt gibt, denn so ist die Größe des Meetings auf acht oder weniger Teilnehmer beschränkt.

Die einzelnen Scrum-of-Scrums Meetings können unbegrenzt gestaffelt werden. Nehmen wir einmal an, es werden sieben Scrum-of-Scrums Meetings in Ihrem Unternehmen abgehalten und in jedem Meeting ist jeweils ein Vertreter der sieben Teams (wie im genannten Beispiel).

Die Arbeit der Scrum-of-Scrums Meetings kann jetzt in einem Meeting auf einer höheren Ebene koordiniert werden, das man Scrum-of-Scrum-of-Scrums Meeting nennen könnte. (So wird es aber normalerweise nicht genannt, denn es würde ab einem gewissen Punkt albern klingen. Die Bezeichnung Scrum-of-Scrums ist so auch auf höheren Ebenen häufig ausreichend.)

Häufigkeit von Scrum of Scrum Meetings

Die Häufigkeit der Scrum-of-Scrums Meetings sollte vom Team bestimmt werden. Ken Schwaber schlägt vor, diese Meetings täglich abzuhalten, so wie bei Daily Standups oder Daily Scrums. Er empfiehlt außerdem, dass diese Meetings nicht länger als 15 Minuten dauern sollen.

Ein anderer Vorschlag wäre, eher längere Meetings abzuhalten, aber dafür nicht so häufig, sondern beispielsweise 2 bis 3 mal die Woche. Sinnvoll wäre es z.B. dienstags und donnerstags bzw. montags, mittwochs und freitags ein solches Meeting einzuplanen. Während Schwaber zufolge ein Scrum-of-Scrums Meeting innerhalb von 15 Minuten beendet sein sollte, kann es zweckmäßiger sein, dafür einen Zeitraum von einer halben Stunden bis hin zu einer Stunde vorzusehen. Und das ist der Grund: Generell sollen beim Daily Scrum Meeting keine Probleme gelöst werden. Wenn es Probleme gibt, sollen diese erst nach dem Daily Scrum in Angriff genommen werden (meist direkt im Anschluss).

Das gilt jedoch nicht für Scrum-of-Scrums Meetings. Wenn es ein Problem gibt und die zuständigen Personen anwesend sind, sollte es sofort im Meeting besprochen werden. Probleme, die in diesem Meeting auftauchen sind ganz wesentliche Probleme und können leicht mehr als 100 Personen betreffen. Diese Probleme sollten demnach im Meeting angesprochen und, wenn möglich, auch gelöst werden. Darum sollte man einen Zeitrahmen von etwa 60 Minuten ansetzen.

Agenda für ein Meeting

Eine gute Agenda für ein Scrum-of-Scrums Meeting ist der Agenda eines Daily Scrums sehr ähnlich. Jedem Teammitglied werden diese drei Fragen gestellt:

• Was haben Sie gestern gemacht?
• Was werden Sie heute erledigen?
• Welche Hindernisse stellen sich Ihnen in den Weg und bremsen Sie aus?

Da das Scrum-of-Scrums Meeting nicht notwendigerweise jeden Tag stattfindent und da jede Person ihr ganzes Team repräsentiert, müssen die Fragen ein wenig umformuliert werden. Außerdem könnte eine vierte Frage hinzugefügt werden:

• Was hat Ihr Team geschafft, seit wir uns das letzte Mal gesehen haben?
• Was wird Ihr Team bis zum nächsten Meeting erledigt haben?
• Gibt es Hindernisse, die die Arbeit des Teams erschweren?
• Könnte irgendetwas, was Ihr Team tut, einem anderen Team im Wege stehen?

Die letzte Frage kann äußerst hilfreich sein, wenn die Aufgaben mehrerer Teams koordiniert werden sollen. Häufige Antworten sind “Gerade arbeiten wir an einer großen Überprüfung von Prozess Codes für die Lohnabrechnung. Dafür mussten wir das Version Control Repository umstrukturieren, weshalb auch ein großer Teil des Build Scripts umgeschrieben werden musste. Wir haben alles getestet und gehen nicht davon aus, dass dies irgendwelche Beeinträchtigungen nach sich zieht.”

Wir alle wissen, wie diese Geschichte zu Ende geht

Vorab über mögliche Hindernisse oder Probleme bescheid zu wissen, kann sehr hilfreich sein.

Zu Beginn jedes Scrum-of-Scrums Meetings beantwortet jeder Teilnehmer die vier Fragen. Ähnlich wie das Scrum Meeting sollte auch hier dieser Teil des Meetings kurz und knapp gehalten werden.

Eine Methode die gerne angenommen wird ist, dass keine Namen genannt werden. Dafür gibt es zwei Gründe:

• Erstens bleibt die Diskussion auf einer angemessen sachlichen Ebene, wenn keine Namen genannt werden. Während des Meetings geht es nämlich darum, etwas über das gesamte Team zu erfahren und nicht über die einzelnen Teammitglieder.
• Zweitens wird zu oft die Wichtigkeit eines Themas damit gleichgesetzt, wie lange jemand darüber redet. Wenn aber das Beschreiben von Aufgaben und Plänen jeder einzelnen Person wegfällt, kann dieser Teil des Meetings kurz gehalten werden. Probleme können und sollten während dieser Phase des Meetings angesprochen werden, Lösungen sollten allerdings nicht diskutiert oder umgesetzt werden, solange nicht jedes Teammitglied die vier Fragen beantwortet hat.

Nachdem jedes Teammitglied alle Fragen beantwortet hat, verändert sich der Schwerpunkt. Die Teilnehmer besprechen sämtliche Themen, Probleme oder Herausforderungen, die zuvor aufgekommen sind und im Scrum-of-Scrums Backlog verwaltet werden.

Das Backlog ist vergleichbar mit einer Anforderungsliste im traditionellen Projektmanagement. Dies ist eine einfache Liste von anstehenden Themen, für die sich die Teilnehmer verantwortlich fühlen oder die sie aus anderen Gründen interessieren. (Das jeweilige Thema wurde beispielsweise schon in einem anderen Scrum-of-Scrums Meeting besprochen. Für das Team wäre es aber wichtig, zu erfahren, wie das Problem dort gelöst wurde.)

Oft ist für diesen Backlog eine einfache Verfolgungsmethode sinnvoll. Viele Teams hängen einen großen Bogen Papier in ihr Büro, benutzen ein Spreadsheet oder eine Wiki.

Ein weiterer Unterschied zwischen dem Daily Scrum und dem Scrum-of-Scrums Meeting ist, dass es zwar in vielen Scrum-of-Scrums Meetings einen Backlog mit Themen und Problemen gibt, die angesprochen werden sollen, in den wenigsten Fällen werden jedoch Planung oder Review einer Iteration analog zu den Tätigkeiten eines Teams durchgeführt. Die Teilnehmer der Scrum-of-Scrums Meetings sind in erster Linie Mitarbeiter ihrer eigenen Teams.

Fazit zum Scrum of Scrum Meeting

Die Zusammenstellung der Teilnehmer einer Scrum-of-Scrums Gruppe auf höherer Ebene ist nicht dauerhaft, jede Iteration (Durchlauf) kann immer wieder neue Teilnehmer haben. Für die Planung einer Iteration und für die Commitments (Verpflichtungen), die ein Projekt voran treiben, ist das jeweilige Team verantwortlich. Einige Scrum-of-Scrums halten Meetings zur Planung von Iterationen (Iteration Planning Meetings) ab. Diese sind allerdings nicht so förmlich, wie die der einzelnen Teams. In diesen informellen Meetings werden allgemeine Ziele besprochen, beispielsweise welche Punkte besprochen werden und welche Probleme in Angriff genommen werden sollen.

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