Geplante und ungeplante Arbeiten in Scrum

Die meisten Teams, die anfangen, mit Scrum zu arbeiten, verstehen ihren Backlog und die sogenannten „geplanten Arbeiten”. Das sind die Arbeiten, die alle gemeinsam zusammengetragen haben und die sie voll und ganz verstanden haben. Und dann gibt es noch den ganzen anderen Kram… Auf diese Dinge müssen neue Scrum Teams in ihrem ersten Sprint achten. Alle Dinge, die sie unabhängig von den geplanten Arbeiten für diesen Sprint durchführen, werden mit der Stundenzahl, die man dafür benötigt hat, in der Spalte „ungeplante Arbeiten” aufgelistet.

Nach dem ersten Sprint sind die Teams häufig total überrascht, wie viel dabei zusammenkommt. Meistens sind es verschiedene Aufgaben, die man schon seit Ewigkeiten jeden Tag oder jede Woche erledigt – wir nennen sie oft „Business-as-Usual”-Tasks (BAU), sie können in anderen Unternehmen aber auch andere Namen haben. Dann gibt es noch Ad-hoc-Meetings und weitere Dinge, die wir machen, ohne groß darüber nachzudenken. Das können BAU-Tasks sein oder einfach nur Störungen oder Unterbrechungen.

Außerdem sind da noch die Notfälle, die sofort erledigt werden müssen. Oft fällt das unter „Support” – es könnte aber auch jeden anderen Namen tragen.

Einige dieser Dinge sind uns schon beim Sprint Planning bekannt. Dann fügt man sie seinem Sprint Backlog als Teil der Commitments hinzu. Wenn sie immer wieder auftauchen, sollte man vielleicht darüber nachdenken, dafür eine eigene Spalte anzulegen und gewisse Kapazitäten für diese Dinge zu reservieren.

Was tun bei ungeplanten Arbeiten in Scrum?

Setzen Sie ein Meeting an, um sich die wiederkehrenden Tasks genauer anzuschauen und herauszufinden, wie man die Arbeit mit ihnen verbessern kann. Das Ziel ist es, sie wegzuautomatisieren oder sie zumindest so stark wie möglich zu verringern.

Die Items, die man im Sprint Planning nicht berücksichtigen kann, sind solche, die erst im Sprint aufkommen und nicht vorhergesehen werden können. Wir nennen sie „unplanned” bzw. „ungeplant”. Jedes Team hat einige dieser ungeplanten Arbeiten und muss herausfinden, wie es damit umgehen soll. Auch hier sollten Sie regelmäßig überlegen, was Sie tun können, um diese ungeplanten Arbeiten so weit wie möglich zu reduzieren. Je mehr ungeplante Arbeit ein Team hat, umso weniger Arbeit können Sie sich noch zusätzlich vornehmen. Idealerweise sollte der Großteil der Arbeit von einem Scrum Team geplante Arbeit sein. Jedes Team muss seine Kapazitäten ausloten und herausfinden, wie man am besten damit arbeitet.

Das sind einige der Methoden, die ich schon bei Teams gesehen habe:

Grenzen und Regeln

Jede ungeplante Arbeit wird auf dem Board notiert und priorisiert. Jedoch hat die Work-in-Progress-Spalte eine Grenze, wie viele Arbeiten gleichzeitig in Angriff genommen werden dürfen, beispielsweise zwei Stück. Es darf also gleichzeitig nur an zwei verschiedenen Dingen gearbeitet werden. Der Rest des Teams kann sich so auf die geplanten Arbeiten für den Sprint konzentrieren. Man kann auch Regeln vorgeben, welche ungeplanten Items auf das Board geschrieben werden dürfen und wann etc.

Eine Person pro Tag/Woche/Sprint

Man kann auch einen Plan erstellen, der vorgibt, wer wann eingeteilt ist, um an ungeplanten Dingen zu arbeiten. Auch so kann sich der Rest des Teams auf die geplanten Arbeiten konzentrieren. Wenn derjenige etwas nicht versteht oder ein Problem hat, kann er die anderen Teammitglieder um Hilfe fragen. Damit kann man sich täglich, wöchentlich oder bei jedem Sprint abwechseln.

Ein bestimmtes Zeitfenster

Man kann auch ein Zeitfenster für ungeplante Arbeiten festlegen. Das kann beispielsweise zwischen 09:00 und 11:00 Uhr sein, der restliche Arbeitstag ist dann für die Sprint Items reserviert.

Feste Tage

Man kann auch bestimmte Wochentage für die Arbeit an ungeplanten Dingen einplanen – z. B. Dienstag und Donnerstag. Alle anderen Arbeitstage sind nur für geplante Arbeiten gedacht.

Scrum Teams können sich abwechseln

Wenn mehrere Scrum Teams am selben Backlog arbeiten, können sich die Teams untereinander mit der Arbeit an ungeplanten Dingen abwechseln. Team A arbeitet diesen Sprint also nur an ungeplanten Items und Team B arbeitet an den Backlog Items.

Sie haben bestimmt gemerkt, dass den Teams in allen Beispielen eine konkrete Zeitspanne für die Arbeit an den Backlog Items gegeben wird. Es gibt kein festes Muster dafür und sicherlich gibt es noch mehr Möglichkeiten als die oben erwähnten. Sollten Sie auch dieses Problem haben, probieren Sie einfach ein paar dieser Vorschläge aus und finden Sie heraus, was für Sie am besten funktioniert.

Dieser Text stammt aus dem Blog von Growing Agile und wurde uns zur Verfügung gestellt.